Desde o final de março, a Comusa – Serviços de Água e Esgoto de Novo Hamburgo já atua com processos 100% digitais. A novidade agiliza, facilita o acesso e arquivamento dos milhares de processos anuais criados na autarquia e, nas dificuldades geradas pelo isolamento social durante a pandemia do coronavírus, garante o fácil acesso digital sem contato físico dos servidores com o documento. Ao todo, mais de 260 processos já foram criados no ambiente digital em pouco mais de um mês de implantação.
De acordo com o coordenador financeiro Luiz Sachser, a ideia de tornar todos os processos digitais já era uma discussão de quase uma década, mas só veio a se tornar uma possibilidade real no ano passado. “Há mais ou menos 8 anos, começamos a notar que teríamos uma grande dificuldade em guardar toda a documentação pois não temos espaço físico suficiente. Logo pensamos em digitalizar tudo, mas o processo custaria muito caro e precisaríamos fazer o registro cartorial de cada documento, que tornaria tudo excessivamente caro”, explica. “Em 2017, o sistema da IPM passou a oferecer o módulo de processo digital, o que permitiria viabilizar essa ideia e tornar tudo digital e, no ano passado, o diretor-geral, Márcio Lüders, deu o aval e determinou para agilizar a implantação do sistema. Com isso, configuramos o sistema que começou a funcionar no mês passado”, destaca Sachser.
Para Lüders, a mudança moderniza a autarquia e torna mais eficiente o processo burocrático. “Tornar esses milhares de processos anuais digitais não só poupa nosso espaço físico, como significa toneladas de papéis que não serão utilizados e arquivados. É uma medida importante não apenas para facilitar o acesso à documentação, mas de atingir nosso compromisso com a sustentabilidade, firmado quando nos tornamos signatários no Pacto Global da ONU”, afirma.
Processo facilita trabalho em home office
O objetivo era dar início aos treinamentos em março, no entanto, a necessidade de isolamento social acabou mudando a programação. “Nós sabíamos que trabalhar com o processo físico em home office seria um problema imenso, tanto pelo deslocamento físico como o risco de expor nossos servidores ao coronavírus ao tocar nos documentos. O que fizemos, com a autorização da diretoria, foi implantar os processos de pagamento 100% digitais, que são os mais urgentes. Assim, o servidor pode trabalhar de casa, com o documento original, sem se expor ao risco, tramitando o processo de forma clara e transparente.”
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